# Configurer un répondeur automatique

Si vous partez en vacances et ne pouvez pas lire vos e-mails pendant un certain temps, vous voudrez peut-être laisser une notification d'absence qui sera automatiquement envoyée à vos correspondants quand ils vous enverront un e-mail. Vous pouvez le faire grâce à un outil qui gère les réponses automatiques, également appelé répondeur automatique. En-dehors des notifications d'absence, les sociétés peuvent utiliser les répondeurs automatiques pour signaler aux clients que leurs commandes ou demandes d'assistance technique ont bien été reçues et seront bientôt traitées. Les répondeurs automatiques peuvent contenir des messages prédéfinis au format de texte brut ou HTML, et il est également possible d'y joindre des fichiers.

Pour configurer un répondeur automatique pour votre boîte aux lettres :

1. Sur votre page d'accueil, cliquez sur l'icône Répondeurs automatiques à la section Outils.
2. Si vous ne voulez pas joindre de fichier au répondeur automatique, allez directement à l'étape 3. Pour joindre un fichier au répondeur automatique :
   1. Cliquez sur l'icône Pièces jointes à la section Outils.
   2. Cliquez sur Parcourir pour donner l'emplacement du fichier, et après l'avoir sélectionné, cliquez sur Envoyer le fichier.

      Le fichier sera ajouté au pool de pièces jointes et vous pourrez par la suite l'attacher à divers répondeurs automatiques.

   3. Quand vous avez terminé, cliquez sur Niv. supérieur et passez à l'étape suivante.
3. Cliquez sur l'icône Nouv. répondeur auto. à la section Outils.
4. Configurez le répondeur automatique :
   1. Tapez le nom de ce répondeur automatique dans le champ Nom du répondeur automatique.

      Par exemple : 'Notification d'absence'.

   2. Si vous voulez que vos e-mails entrants soient transférés à une autre adresse mail quand vous êtes absent, spécifiez une adresse mail dans le champ Si un répondeur automatique est activé, transférer le message d'origine à l'adresse mail indiquée.
   3. Si vous voulez que ce répondeur automatique réagisse à tout e-mail entrant, à la section Conditions, ne désélectionnez pas l'option Toujours répondre. Si vous voulez que le répondeur automatique ne réagisse qu'aux e-mails qui contiennent des mots spécifiques dans le corps du message ou dans la ligne Objet, sélectionnez l'option appropriée puis tapez la combinaison de mots dans la zone de saisie.
   4. Par défaut, la ligne Objet du message entrant sera insérée dans l'e-mail de réponse automatique. Pour utiliser un objet personnalisé, tapez-le dans la zone de saisie Objet de l'e-mail de réponse.
   5. Comme vos correspondants pourraient ne pas réaliser que le message qu'ils ont reçu était une réponse automatique, ils pourraient vouloir répondre à votre réponse automatique. Vous devez donc indiquer votre adresse mail pour la ligne Renvoyer à sinon leurs messages seront expédiés à l'adresse du répondeur automatique.
   6. Spécifiez le format du message de la réponse automatique (texte brut ou HTML) ainsi que le codage des caractères (recommandé : UTF-8). Si vous utilisez des marqueurs HTML dans votre mail de réponse automatique, vous devez sélectionner l'option HTML.
   7. Tapez votre message dans le champ Répondre avec ce texte.
   8. Joignez vos fichiers, en cas de besoin. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Nouvelle pièce jointe, cochez la case correspondant au fichier que vous avez préalablement envoyé dans le pool de pièces jointes puis cliquez sur OK. Pour détacher une pièce jointe d'un répondeur automatique, cochez sa case puis cliquez sur Supprimer la sélection.
   9. Pour limiter le nombre de réponses automatiques par jour pour une même adresse mail, saisissez le nombre voulu dans les zones de saisie pertinentes à la section Limites.

      Le paramétrage par défaut est pas plus de dix réponses par jour maximum à une même adresse mail.

   10. Pour diminuer la charge du serveur de messagerie, vous voudrez peut-être limiter le nombre d'adresses uniques que le répondeur automatique doit retenir. Pour ce faire, saisissez le nombre voulu dans le champ Stocker jusqu'à.
5. Cliquez sur OK.
6. Cliquez sur l'icône Activer à la section Outils.